Kdo smí vést účetnictví SVJ: správce, nebo účetní?

Výbor často podepíše smlouvu o správě, ve které je vedení účetnictví jedna položka mezi úklidem a revizemi. Z věty pak vypadá, že účetnictví vede správce. U společenství vlastníků je to složitější. Účetní jednotkou je SVJ. Kdo smí účetnictví vést jiné osobě jako podnikání, určuje živnostenský zákon. A kdo za čísla odpovídá vůči vlastníkům, zůstává statutární orgán.

Vedení účetnictví pro jiné je vázaná živnost

Živnostenský zákon č. 455/1991 Sb. řadí v příloze č. 2 mezi vázané živnosti obor „Činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence“. Vázaná živnost znamená, že k oprávnění nestačí pouhé ohlášení. Podnikatel musí splnit odbornou způsobilost, kterou pro tento obor stanoví příloha č. 2, a tu si živnostenský úřad ověřuje.

Rozhoduje, pro koho se účetnictví vede. Společenství si své účetnictví může obstarat v rámci činnosti účetní jednotky. Jakmile někdo vede účetnictví jiné osobě jako podnikání, typicky správce, který má „účetnictví“ ve smlouvě pro víc domů, jde o živnost. Bez příslušného oprávnění ji provozovat nelze.

Běžný model: správce koordinuje, účetní vede

Správce domu nemusí být sám účetní. Přehledné uspořádání vypadá takto. Správce vybere účetní, sbírá od výboru podklady, hlídá lhůty a předává výstupy ke schválení. Účetnictví, účetní závěrku a daňová přiznání vede účetní s vlastním živnostenským oprávněním, vlastním jménem a na vlastní odpovědnost. Vůči správci je subdodavatelem. Vůči SVJ má být ve smlouvě vidět, kdo co dělá.

Ke stažení jsou proto dva navazující vzory. První je článek do smlouvy o správě mezi SVJ a správcem: účetní služby nezajišťuje správce osobně, poskytuje je účetní jako subdodavatel a SVJ s tím souhlasí. Druhý je rámcová smlouva mezi správcem a účetní. Upravuje oprávnění, pojištění, zpracování osobních údajů, zákaz přetahování klientů a předání záznamů při skončení. Oba soubory jsou anonymní. Místo konkrétního správce je ve smlouvě placeholder [Správce]. Údaje účetní a domu se doplní.

• Stáhnout klauzuli (PDF)
• Stáhnout klauzuli (DOCX)
• Stáhnout smlouvu s účetní (PDF)
• Stáhnout smlouvu s účetní (DOCX)
• Katalog vzorů

Za účetnictví odpovídá SVJ

Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. ukládá povinnosti účetní jednotce. U společenství vlastníků je účetní jednotkou SVJ, ať už podklady chystá správce, nebo čísla zpracovává účetní. Účetní záznamy patří SVJ. Roční účetní závěrku schvaluje shromáždění. Statutární orgán, tedy výbor nebo předseda, zůstává tím, kdo za společenství jedná a kdo má vědět, jestli je účetnictví vedeno, schváleno a včas zveřejněno.

Smlouva se správcem ani smlouva s účetní tuto odpovědnost nepřenese. Může popsat, kdo podklady chystá, kdo závěrku sestaví a komu se předá. Když výbor dokumenty podepíše a neví, kdo účetnictví vede, odpovědnost tím nekončí. Končí jen přehled.

Proč to má být ve smlouvě napsané (§ 1935 OZ)

Občanský zákoník v § 1935 říká, že kdo plní prostřednictvím jiného, odpovídá tak, jako by plnil sám. Když smlouva o správě slibuje vedení účetnictví a správce ho nechá dělat účetní, zákon se na to dívá jako na plnění správce. Pak není jasné, jestli správce účetnictví vede, nebo jen zajišťuje, a po kom má SVJ chtít nápravu, když čísla nesedí.

Smlouva to má říct výslovně. Správce účetnictví nevede. Vybírá účetní, předává podklady a hlídá lhůty. Odbornou správnost nese účetní. SVJ se s účetní ve smlouvě o správě přímo nesetká, proto má smlouva mezi správcem a účetní obsahovat ujednání ve prospěch SVJ podle § 1767 občanského zákoníku: společenství může řádné plnění a náhradu škody žádat i přímo po účetní. Klauzule ve smlouvě o správě a subdodavatelská smlouva na sebe v tomto místě navazují.

Takto napsaná smlouva správci neodpáře odpovědnost, kterou mu zákon přičítá. § 1935 platí dál a ve smlouvě o správě bývá i vlastní limit odpovědnosti. Smysl ujednání je praktický. Výbor i správce vidí, kdo co dělá, a SVJ má cestu i k tomu, kdo účetnictví skutečně zpracoval.

GDPR: SVJ, správce domu a účetní

Účetnictví SVJ stojí na osobních údajích. Jména vlastníků, kontakty, podíly, předpisy, platby a u odměn výboru někdy i rodná čísla. Správcem těchto údajů je SVJ. Správce domu, který údaje pro SVJ zpracovává podle smlouvy o správě, je zpracovatel. Účetní, která se k údajům dostane proto, aby vedla účetnictví, je další zpracovatel.

Článek 28 odst. 2 nařízení (EU) 2016/679 požaduje, aby zpracovatel nezapojil dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení správce. Při obecném povolení zpracovatel správce informuje o záměru dalšího zpracovatele přidat nebo vyměnit, aby správce mohl vznést námitku. Článek 28 odst. 4 říká, že dalšímu zpracovateli se smlouvou uloží stejné povinnosti ochrany údajů, jaké má zpracovatel vůči správci. Když další zpracovatel povinnost nesplní, odpovídá správci údajů i nadále původní zpracovatel.

Ve vzoru klauzule proto SVJ dává správci obecné písemné povolení zapojit účetní a správce se zavazuje uložit jí stejné povinnosti, jaké má sám ve zpracovatelské příloze smlouvy o správě. V rámcové smlouvě s účetní je k tomu samostatná příloha podle čl. 28. Patří do ní i to, co se s údaji stane po skončení spolupráce: předání a výmaz, pokud právní předpis uložení nenařizuje.

Co má výbor zkontrolovat

Než výbor smlouvu podepíše, nebo když už správce v domě je a účetnictví „někdo dělá“, stačí projít několik míst. Právě tam se při výměně správce nebo při kontrole obvykle zjistí, že záznamy nejsou tam, kde mají být.

• Oprávnění účetní. Výpis z živnostenského rejstříku na vázanou živnost „Činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence“. Nestačí vizitka ani obecná věta ve smlouvě o správě.
• Pojištění. Profesní odpovědnost účetní, s limitem, který dává smysl vedle odpovědnosti správce vůči domu. Doklad si nechte ukázat.
• Kdo vlastní záznamy a jak se předávají. Účetní knihy, doklady, závěrky, daňová přiznání, mzdové listy a export z účetního programu patří SVJ. Předání se neváže na doplatek faktury a nezávisí na tom, jestli účetní „systém půjčí“. Při skončení se sepíše protokol.
• Archivace podle zákona o účetnictví. Účetní závěrka a výroční zpráva se uschovávají 10 let, účetní doklady, knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy 5 let. Lhůta začíná koncem účetního období, kterého se týkají (§ 31). Delší dobu mohou uložit daňové předpisy a u mezd předpisy o sociálním zabezpečení (§ 32). Ve smlouvě má být, kdo záznamy po dobu spolupráce drží a že po předání zůstávají u SVJ.
• Lhůty závěrky a daně z příjmů právnických osob. Kdo sestaví účetní závěrku tak, aby ji stihlo schválit shromáždění a aby šla zveřejnit ve sbírce listin. Kdo připraví daňové přiznání a na základě jaké plné moci. Základní lhůta pro podání přiznání je tři měsíce po skončení zdaňovacího období (§ 136 daňového řádu). Delší lhůta se váže na podání daňovým poradcem. Účetní, která poradcem není, tuhle výhodu domu sama neobstará. Termíny si napište do smlouvy.

Jak vzory použít

1. Klauzuli vložte do smlouvy o správě jako samostatný článek. U už uzavřené smlouvy jako písemný dodatek, který podepíše orgán podle stanov. Čísla článků a příloh v hranatých závorkách srovnejte se svou smlouvou. V předmětu služeb nemá zůstat holé „vedení účetnictví“, pokud ho správce osobně nevede.
2. Smlouvu s účetní uzavírá správce s účetní. Do přílohy se doplní seznam SVJ, odměna, limity pojištění a lhůty. Údaje konkrétního domu ve veřejném vzoru záměrně nejsou.
3. U odměny si vyberte jednu variantu. Buď je účetnictví v paušálu správce, nebo se účtuje zvlášť podle ceníku. Druhou variantu z textu vypusťte. Vzor počítá s tím, že odměnu účetní hradí správce a SVJ vůči účetní platební povinnost nemá.
4. Text nechte projít advokátem. Stanovy, už podepsaná smlouva o správě a to, jestli správce živnostenské oprávnění na účetnictví sám má, se dům od domu liší.

Nezávazný anonymizovaný vzor. Není to právní poradenství, stanovisko advokáta ani rozhodnutí shromáždění. Údaje domu, správce a účetní doplníte vy. Před použitím doporučujeme kontrolu advokátem.

Když chcete vědět, jak to máte ve své smlouvě

Katalog vzorů je veřejný schválně. Výbor si může srovnat, jestli jeho smlouva o správě účetnictví pojmenovává, nebo ho schovává do jedné věty. Kolik správa domu stojí a co je v paušálu, je na ceníku. Když chcete projít konkrétní smlouvu, kdo účetnictví vede, jak jsou nastavené lhůty a co se předá při odchodu, konzultace je nezávazná.

• Otevřít katalog vzorů
• Ceník správy SVJ
• Ekonomická správa