Zásady zpracování osobních údajů

Tyto zásady popisují, jakým způsobem správce zpracovává osobní údaje fyzických osob v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR") a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Vztahují se na návštěvníky webu profispravcesvj.cz, zájemce o služby, klienty (SVJ a bytová družstva) a vlastníky jednotek využívající online portál.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:
Bc. Martin Pohl
IČO: 17256712
Sídlo: Hrnčířská 221, Zdiměřice, 252 42 Jesenice
E-mail: svj@martinpohl.cz
Telefon: +420 777 441 416

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť mu tato povinnost podle čl. 37 GDPR nevyplývá. Ve všech záležitostech ochrany osobních údajů je možné kontaktovat přímo správce na výše uvedených kontaktech.

2. Kategorie zpracovávaných údajů

Správce zpracovává zejména tyto kategorie osobních údajů:

Identifikační a kontaktní údaje — jméno, příjmení, akademický titul, adresa, e-mail, telefon.
Údaje o jednotce a vlastnictví — číslo jednotky, spoluvlastnický podíl, počet osob v jednotce, údaje o SVJ (název, IČO, sídlo).
Ekonomické údaje — předpisy záloh, platby, nedoplatky/přeplatky, údaje pro roční vyúčtování, bankovní spojení.
Údaje o spotřebě — odečty vodoměrů, měřičů tepla a elektroměrů společné spotřeby.
Komunikační údaje — obsah požadavků zaslaných formulářem, e-mailové a telefonické komunikace, komentáře v ticketingu portálu.
Údaje o hlasování — účast a výsledky hlasování shromáždění a per rollam, časová razítka.
Technické údaje — IP adresa, typ prohlížeče, technické logy portálu pro zajištění bezpečnosti.

3. Účely a právní tituly zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely:

Plnění smlouvy o správě SVJ / BD (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) — vedení evidence vlastníků, účetnictví, vyúčtování služeb, správa fondu oprav, organizace hlasování a schůzí, komunikace s vlastníky.
Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) — vedení účetnictví dle zákona č. 563/1991 Sb., archivace daňových dokladů, plnění povinností podle zákona č. 89/2012 Sb. (občanský zákoník) a zákona č. 67/2013 Sb. o službách.
Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) — zabezpečení portálu, prevence podvodů, ochrana právních nároků, přímý marketing vlastním klientům v rozsahu obdobných služeb.
Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) — zasílání obchodních sdělení novým zájemcům, nepovinné marketingové cookies. Souhlas lze kdykoli odvolat.
Předsmluvní jednání (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) — zpracování poptávek zaslaných kontaktním formulářem a formulářem pro zpětné zavolání.

4. Doba uchování údajů

Údaje z kontaktních formulářů: 6 měsíců od poslední komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy.
Údaje klientů SVJ / vlastníků jednotek: po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu 10 let od jeho ukončení (archivace účetních a daňových dokladů).
Zápisy z hlasování a rozhodnutí shromáždění: po dobu existence SVJ, minimálně 10 let (§ 1206 a násl. OZ).
Technické logy portálu: 12 měsíců pro účely zabezpečení.
Údaje zpracovávané na základě souhlasu: do odvolání souhlasu, nejdéle však 3 roky.

5. Příjemci a zpracovatelé

Správce může předávat osobní údaje následujícím kategoriím příjemců, kteří jsou vázáni smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR:

Poskytovatel cloudové infrastruktury a databáze: Supabase Inc. (data uložena v datových centrech v EU).
Poskytovatel e-mailové notifikační služby: Resend, Inc.
Poskytovatel platebních služeb: Stripe Payments Europe, Ltd.
Účetní kancelář, právní poradce a další odborní konzultanti (na základě smlouvy).
Orgány veřejné moci (finanční úřad, soudy) v rozsahu zákonných povinností.
Nový správce SVJ v případě ukončení smlouvy — pouze dokumenty a údaje nezbytné pro pokračování správy.

Správce nepředává osobní údaje do třetích zemí mimo EU/EHP. Pokud v konkrétním případě k takovému předání dojde (např. cloud provider s podzpracovateli v USA), bude zajištěno odpovídajícími zárukami (standardní smluvní doložky, adekvátní rozhodnutí Komise).

6. Práva subjektu údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů má subjekt údajů následující práva:

Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR).
Právo na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR).
Právo na výmaz („právo být zapomenut") v případech stanovených v čl. 17 GDPR.
Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR).
Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR).
Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu nebo pro účely přímého marketingu (čl. 21 GDPR).
Právo kdykoli odvolat souhlas, byl-li zpracování udělen (čl. 7 odst. 3 GDPR).
Právo podat stížnost u dozorového úřadu — Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Práva lze uplatnit písemně na adrese sídla správce nebo e-mailem na svj@martinpohl.cz. Správce odpoví do 30 dnů od doručení žádosti. Za účelem ověření totožnosti může správce požadovat doplňující údaje.

7. Cookies a analytika

Web používá pouze technicky nezbytné cookies pro zajištění základní funkčnosti (přihlášení do portálu, bezpečnost formulářů). Tyto cookies nevyžadují souhlas dle § 89 zákona č. 127/2005 Sb. o elektronických komunikacích. Analytické ani marketingové cookies třetích stran web bez souhlasu nenasazuje.

8. Zabezpečení

Správce zavedl vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů: šifrovaný přenos (TLS 1.2+), šifrované uložení dat v databázi, dvoufaktorovou autentizaci pro administrátorské účty, řízení přístupů podle principu nejmenších oprávnění, pravidelné zálohy a auditní logy přístupů k datům.

9. Automatizované rozhodování

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

10. Změny těchto zásad

Správce si vyhrazuje právo tyto zásady průběžně aktualizovat tak, aby odpovídaly platné právní úpravě a rozsahu poskytovaných služeb. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce s uvedením data účinnosti.

V případě jakýchkoli dotazů k ochraně osobních údajů nás neváhejte kontaktovat na svj@martinpohl.cz.

← Zpět na úvod